W jaki sposób być dobrze zorganizowanym i jak robić dobre schematy blokowe?

Każdy kto prowadzi aktywne życie zawodowe, wie jak ważna jest jakość prowadzenia notatek. Oprócz tego bardzo ważny jest sposób komunikowania się z innymi. Na rynku można znaleźć bardzo dużo darmowych aplikacji, które w sposób efektywny potrafią organizować czas, przechowywać ważne informacje oraz komunikować się z innymi. Problemem jest ich poznanie i nauczenie się. Twórcy aplikacji robią wszystko, aby były one proste, przyjemne i efektywne. Tak więc konkurują oni pomiędzy sobą prostotą funkcjonalnością i estetyką.

Stare przyzwyczajenia kontra współczesność

Wiele osób korzysta z typowych kalendarzy książkowych. Zapisują zdarzenia i potrafią się bardzo szybko tam odnajdować. Minusem takiego rozwiązania jest to, że nie jesteśmy w stanie wyciągnąć żadnej statystyki. Analiza przeszłości bardzo pomaga w zrozumieniu teraźniejszości; jeżeli mamy podobną sytuację jaką mieliśmy kilkanaście miesięcy temu możemy przeanalizować w jaki sposób poradziliśmy sobie z problemem, jak zorganizowaliśmy czas i co przyczyniło się do sukcesu lub porażki. Można przyjąć ogólną zasadę – jeżeli coś jest zapisywane w formie elektronicznej można z tą informacją zrobić bardzo wiele rzeczy. Jeżeli coś jest zapisane długopisem można tylko na to popatrzeć.

Zwyczaj analizowania przeszłości nie jest zbyt powszechny, ponieważ do niedawna wszelkie próby organizowania życia były prowadzone w sposób papierowy. Brak analizy prowadzi do błędnych wniosków, częstych obwiniań samego siebie za bierność lub brak właściwego zaangażowania. Pewne okresy wydają nam się bardzo pracochłonne, podczas gdy lepsza analiza pokazałaby, że akurat w tym czasie byliśmy tylko bardziej

Wojciech Moszczyński znerwicowani, a nie bardziej zapracowani. Pewne informacje o nas samych mogłyby nam bardzo pomóc w teraźniejszości.

Niestety forma książkowa kalendarzy nie daje nam możliwości dobrej analizy. Znajdziemy tam zapiski o spotkaniach, ale zliczenie wszystkich spotkań i czasu jaki na te spotkania poświęciliśmy wymaga dodatkowej pracy. Kalendarze papierowe mają też inną wadę – jak je zgubimy to mamy problem. W przypadku kalendarzy elektronicznych zawsze jesteśmy w stanie odtworzyć wszystko z chmury. Poza tym kalendarze elektroniczne przypominają nam o różnych wydarzeniach. Generalnie występuje wyraźna tendencja w kierunku wykorzystywania elektronicznych notatników i kalendarzy.

Problemem współczesnego człowieka może być duża liczba używanych jednocześnie aplikacji. Każda aplikacja ma swoją specyfikę, każda działa inaczej. Najczęściej aplikacje nie łączą się ze sobą. Tak więc zapracowany biznesmen może mieć papierowy kalendarz, dodatkowo używać Excela do spisywania zużycia paliwa ciężarówkach rozwożących towary. Ma oczywiście Outlooka w komputerze, który również występuje w jego telefonie w Outlooku. Oczywiście Outlook ma kalen- darz. Ten kalendarz zawiera inne spotkania niż kalendarz papierowy. Dlaczego tak ma? Ponieważ często zaproszenia przychodzą e-mailem. Więc wystarczy tylko kliknąć, żeby zaproszenie umieściło się w kalendarzu Outlook. A jak już ma to spotkanie w kalendarzu elektronicznym, to nie będzie tego drugi raz zapisywać w kalendarzu papierowym. Dodatkowo nasz biznesmen ma jeszcze aplikację, która informuje go o stanie kas fiskalnych w sklepach. Taka infrastruktura osobista jest bardzo obciążająca i męcząca. Każda aplikacja wymaga oddzielnego otwierania, innych zabiegów i innego hasła.

Do tej pory mówimy wyłącznie o aspektach związanych z komunikacją, planowaniem i realizacją zadań. Teraz dołączmy do tego konieczność zapisywania ważnych informacji, które niezwiązane są z planowaniem. Jeżeli mamy produkcję bułek, to jest to pewien zautomatyzowany proces. Każdy piec, każdy podajnik ma swoje miejsce w ciągu technologicznym. Oczywiście możemy to wszystko znać na pamięć, natomiast dobrze jest mieć gdzieś zapisany schemat techniczny. Oczywiście zna go technolog, ewentualnie można go znaleźć w segregatorze w biurze. Może okazać się, że nasza osobista architektura służąca do zapisywania technologii, ważnych przepisów, receptur, norm i średnich wielkości zużyć czy po prostu zwykłych notatek może być równie męcząca, obciążająca i niezorganizowana, jak problem posiadania kilku kalendarzy, skrzynek email i systemów powiadomień.

Jak się lepiej zorganizować?

Pewne ułatwienie daje wspomniany wcześniej Outlook; tam można znaleźć skrzynki email i kalendarze dla różnych tożsamości, które mogą się ze sobą łączyć. Możemy tam mieć wiele rzeczy, od prowadzenia notatek poprzez planowanie, tworzenie archiwów wiedzy i prostą komunikację. Szczególnie użyteczne do tworzenia notatek jest narzędzie Google Keep. Aplikacje Googla znajdują się w jednym miejscu, są za darmo i można używać ich na wielu urządzeniach. Możemy zapisywać sobie notatki czy listę sprawunków w komputerze, a następnie otworzyć ją w telefonie podczas robienia zakupów. Zespolony system osobistego planowania i komunikacji jest dobry, ponieważ pozwala utrzymywać kopię bezpieczeństwa, zapamiętywać oraz wysyłać pewne ważne rzeczy.

Jak wybrać właściwą aplikację?

Szukanie aplikacji, która „ogarniałaby” wszystkie aspekty naszego życia, począwszy od spotkań poprzez komunikację do zapisywania ważnych informacji, jest ekstremalnie trudne. Producenci prześcigają się w promocjach i zachętach. Każda aplikacja ma specyficzny sposób obsługi, przez co wszystko staje się trudne, nowe, wkurzające. Nikt nie ma na to czasu. Większość ludzi, nawet jeżeli mają przez chwilę ochotę coś zmienić w swoim życiu, po dwóch czy trzech próbach użycia czegoś nowego rezygnuje i wraca do poprzednich nawyków. To zupełnie normalne, zmiana nawyków jest trudna i najczęściej kończy się porażką.

Bardzo przydatna Confluence

Żeby nie szukać i nie tracić czasu proponuję, oprócz chmury Google, poznać Confluence. Z czystej pragmatyki najlepiej korzystać z narzędzia, które jest bardzo szeroko stosowane na świecie i w pewnym sensie prestiżowe. Confluence to darmowa aplikacja, którą można używać online. Osobiste konto do aplikacji można założyć w ciągu dwóch minut. Narzędzie jest od razu gotowe do użytku. Jest to narzędzie prestiżowe, ponieważ używana się go w wielkich koncernach IT oraz ogólnie w branży technologicznej. Ktoś kto prowadzi firmę bardzo często ma do czynienia z ludźmi z IT, inżynierami, ludźmi instalującymi nowe urządzenia lub oprogramowanie. Sama informacja o tym, że receptury w zakładzie, schematy produkcyjne lub normy zużycia zapisywane są w repozytorium Confluence może istotnie wpłynąć na sposób postrzegania właściciela przez inżynierów i ekspertów zewnętrznych. Oczywiście wybór najważniejszego narzędzia do przechowywania i organizowania wiedzy nie może być oparty na przesłance, że chcemy się przed kimś popisać.

Confluence, jako narzędzie przechowywania wiedzy i szybkiej komunikacji zespołowej, zyskało popularność w branży technologicznej nie bez przyczyny. Jest bardzo wygodne i doskonałe do pracy zespołowej. Tak więc, jeżeli mówimy o recepturach, każdy wie, że znajdują się one w systemie dozowania surowców. Są tam bezpieczne, ponieważ ma on system zapisywania kopii zapasowych. Gorzej jest z możliwości podglądu tych informacji, ktoś może nie mieć dostępu, grzebanie w recepturach w środowisku produkcyjnym może spowodować awarię. Jeżeli chcielibyśmy się spotkać na przykład z dwoma technologami żywności oraz inżynierem produkcji, to warto by było pracować w jednym łatwym i bezpiecznym środowisku.

Aby obecnie zrobić spotkanie nie trzeba zbierać się w pokoju lub w sali biura. Możemy je zorganizować online, mimo że wszyscy jesteśmy w jednym biurze. W trakcie tych spotkań możemy otwierać dokumenty, pokazywać swój ekran, wysyłać informacje i odwoływać się do pewnych wspólnych repozytoriów, do których wszyscy mamy dostęp. Podczas spotkań na żywo musimy szukać informacji w komputerach, wyciągać papiery. Warto o tym pomyśleć jeżeli często mamy coś ważnego do omówienia. Jeżeli chcemy omówić poziom zużycia czegoś możemy wspólnie otworzyć repozytorium, wejść do konkretnego miejsca i zacząć o tym rozmawiać, a potem np. odwołać się do innego dokumentu, który również znajduje się w tym samym repozytorium, do którego wszyscy na spotkaniu mają dostęp.

Specjaliści, których zatrudniamy, zwykle wolą pracować z profesjonalnymi narzędziami, aplikacjami szeroko używanymi w branżach technologicznych. Wynika to z ich potrzeby samorozwoju oraz zdobywania właściwych nawyków i umiejętności. Z drugiej strony używanie uniwersalnego narzędzia technologicznego ułatwi pracę z dostawcami zewnętrznymi, spowoduje, że nasz zakład będzie lepiej postrzegany w środowisku ekspertów zewnętrznych.

Confluence jest wyjątkowo dobrym i łatwym narzędziem. Osobiście nie znam lepszego narzędzia do rysowania wykresów technologicznych, wykresów związanych z przebiegiem procesów, m.in. służących do prezentacji ich w szerszym gronie. Muszę przyznać, że z Confluence pracuję już 10 lat, lecz zawsze traktowałem to narzędzie jako archiwum, w którym można znaleźć ważne informacje. Pracownicy zazwyczaj wymieniają się linkami do punktów w archiwum, aby przekazywać sobie pewne ważne informacje. Dopiero niedawno odkryłem, że to narzędzie jest też dobre do tworzenia własnych zapisków oraz do tworzenie schematów.

Schematy to podstawa

Jeden obraz pokazuje tyle, co 1000 słów. Często pracujemy w bardzo skomplikowanych systemach produkcyjnych. Bardzo skomplikowany proces nie da się wytłumaczyć czy opisać „ścianą tekstu”. Jak wytłumaczyć lub opisać organizację stanowisk pracy, proces logistyczny w firmie używając wyłącznie słowa pisanego. Do tak złożonych systemów konieczne są wykresy, schematy blokowe. Niestety z tym zawsze u mnie był problem. Bywało, że schematy rysowałem w PowerPoint, Canva czy Microsoft Paint. Canva to przede wszystkim jest narzędzie dla grafików, PowerPoint dla biznesu. Pojawiały się dwie fundamentalne wady. Pierwszą był brak stabilności, wszystko się potrafiło rozjechać. Drugą, chyba najistotniejszą, była wielkość kartki. Kiedy mamy do czynienia z naprawdę wielkimi systemami do opisania wielkość arkusza, na którym robimy ten schemat ma ogromne znaczenie. Teoretycznie do tworzenia schematów można korzystać ze specjalistycznego oprogramowania dla inżynierów typu Mathcad1, jednak jest to rozwiązanie niepraktyczne, gdyż nie każde technik miał do czynienia z narzędziami dla inżynierów projektantów. W mojej historii doszło do tego, że zacząłem tworzyć kluczowe schematy w Excelu. Nie chodzi tutaj o moduł do rysowania schematów lecz po prostu o proste wykorzystanie kratek w Excelu oraz funkcji scalania komórek i tworzenia ramek. Wykonanie schematu blokowego, nawet najprostszego systemu, w arkuszu kalkulacyjnym używając wyłącznie kratek jest zajęciem skrajnie wyczerpującym. Takie rozwiązanie oczywiście ma swoje zalety, ponieważ jest stabilne i ma wprost

1 Pełna nazwa: PTC Mathcad. To specjalistyczne oprogramowanie dla inżynierów do wykonywania i dokumentowania obliczeń matematycznych z możliwością tworzenia notatek, równań, wykresów i jednostek miar.

nieograniczoną wielkość kartki, można je też łatwo przesłać. Natomiast czas, jaki jest niezbędny do wykonania takiego dzieła jest nieadekwatny.

Wolałbym nie wspominać o rozbawionych minach ekspertów i wymienianych pomiędzy sobą spojrzeniach po otrzymaniu zbudowanego z takim mozołem wielkiego schematu na kratkach arkusza kalkulacyjnego.

Aby stworzyć schemat blokowy procesu w Confluence możesz użyć modułu Gliffy (trzeba go sobie dograć do podstawowej wersji). Otworzy się edytor, w którym możesz przeciągać kształty (bloki), łączyć je liniami, dodawać tekst i tworzyć cały schemat procesu. Na koniec zapisujesz diagram i jest on od razu widoczny na stronie dla zespołu lub tylko dla samego twórcy. Nie trzeba znać się na grafice ani rysowaniu – Gliffy jest bardzo intuicyjny, działa na zasadzie „przeciągnij i upuść”. Fajną rzeczą w tym edytorze jest to, że można opisywać strzałki, czyli wpisywać w strzałkach tekst. Kolejną ciekawą funkcją, którą niedawno odkryłem, jest warstwowanie. Polega to na tym, że mogę sobie zrobić schemat i zrobić do niego notatki (a nawet kłopotliwe zapiski typu „mogliby coś z tym zrobić”), a potem na spotkaniu z inżynierami mogę tę warstwę ukryć, albo nawet stworzyć inną dodatkową wyłącznie dla inżynierów, gdzie będą notatki, albo dodatkowe bloki schematu. Ktoś kto robi wykresy procesów rozumie na pewno, że są to bardzo potrzebne funkcje, które w innych narzędziach praktycznie nie występują.

W Confluence można utworzyć własną przestrzeń i tam zapisywać wszystkie uwagi, notatki. Do tej przestrzeni nie będą mieli dostępu inni pracownicy. Z nowymi narzędziami jest ten problem, że nigdy nie wiemy czy nam się spodoba. Najpierw musimy ponieść koszt nauczenia się tego nowego narzędzia, po czym często okazuje się, że jest ono jednak niefajne, nie nadaje się do naszych potrzeb. W przypadku Confluence narzędzie jest sprawdzone i szeroko stosowane, w związku z czym raczej nie ma ryzyka, że nauczymy się tego na darmo. Jeżeli nawet nie będzie to do końca idealne dla nas repozytorium, to jest ono na tyle powszechne, że na pewno ułatwi komunikację zewnętrzną. Jeżeli okazałoby się, że nasi kontrahenci mają nam coś do przekazania właśnie w Confluence ta umiejętność nam się przyda.

Aby zainstalować narzedzie online wystarczy założyć konto na stronie atlassian.com/software/confluence. Producent programu firma Atlassian oferuje darmową wersję dla zespołów do 10 użytkowników.

Jeszcze jedna informacja dla wszystkich, którzy boją się umieszczać ważne informacje w chmurze: nie ma żadnych szans ani możliwości, żeby ktoś mógł wykraść z chmury nasze receptury czy ważne informacje handlowe. Firma Atlassian obsługuje ogromne przedsiębiorstwa branży technologicznej i gdyby istniał chociaż cień niebezpieczeństwa, że ważne informacje wyciekną, firma z dnia na dzień przestałaby istnieć.

Wojciech Moszczyński

Wojciech Moszczyński – absolwent Katedry Ekonometrii i Statystyki Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu; specjalista z zakresu ekonometrii, finansów, data science oraz rachunkowości zarządczej. Specjalizuje się w optymalizacji procesów produkcyjnych i logistycznych. Prowadzi badania w obszarze rozwoju i zastosowania sztucznej inteligencji. Od lat zaangażowany w popularyzację machine learning oraz data science w środowiskach biznesowych.